Hantera din produktdata mer effektivt med ett PIM-System

Det är lätt att tappa kontrollen över sin produktdata!

Verkligheten visar att företag och e-handlare som säljer sina produkter online, i slutänden hamnar i en situation där de har en stor mängd produktinformation spridd över flera olika källor och kanaler. Ett PIM-system är ovärderligt för företag som hanterar stora mängder produktdata på olika marknader.

Utan kontroll över din produktdata och en konsekvent omnikanalstrategi finns det risk att samma produkt visas för kunden med olika beskrivningar, tekniska specifikationer och marknadsföringsbudskap. Konsekvensen av detta blir en splittrad och negativ kundupplevelse.

Det är också vanligt att det uppstår problem med att produktinformation är utspridd i olika team i företaget. Data lagras av många anställda i flera olika interna system eller filer som bara är tillgängliga för vissa, istället för att lagras centralt så att alla kan nå dem.

Orsaken till detta är ofta tröga, ostrukturerade och tidsödande manuella processer. På grund av anställda som delar mängder med Excel-filer, e-post eller textfiler som leder till förseningar och ökad risk för felaktig information. Till sist skapar allt detta ett informationskaos som sammantaget påverkar marknadsaktiviteter, nya produktlanseringar och försäljningen på ett negativt sätt. Finns det då någon hjälp ut ur detta?

 PIM är lösningen på problemet!

Vad är ett PIM-System?

Product Information Management System(PIM) är designat för att hjälpa företag att förenkla och effektivisera sättet de hanterar sin produktinformation. Det fungerar som en central databas som samlar in, förädlar och anpassar produktinformation så att den kan presenteras i olika försäljningskanaler och plattformar. Det kan handla om tekniska specifikationer, grundläggande information, texter eller bilder som behöver bearbetas och omvandlas för att sedan skickas ut i olika kanaler. Med ett PIM-system säkerställer du att all produktinformation är korrekt och likadan överallt vid alla tidpunkter. Hanteringen av produktdata har blivit en viktig strategisk tillgång för företag. Ett PIM-system skall stödja arbetet från marknadsförings-, försäljnings- och produktlednings teamet.

Varför är det bra att ha?

I takt med att tekniken utvecklas i allt snabbare takt och företag blir mer digitala har kraven på bra produktinformation ökat avsevärt, därmed också efterfrågan på PIM-system. Dagens moderna köpresa där kunden gör allt mer research själv har ökat kundens förväntningar och man vill ha mer detaljerad och relevant information. Därför vill man kunna jämföra produkter innan man slutför sina köp. Studier har visat att om företag berikar en produkt med mer information resulterar det i ökad omsättning. Med detta i åtanke, hur ser situationen ut hos företagen? Hur klarar man av att anpassa sig till den alltmer krävande efterfrågan på snabba produktuppdateringar, hög kvalitet på innehåll och samtidigt ge kunden en sömlös kundresa i alla försäljningskanaler? Här går vi igenom hur ett PIM-system kan fungera.

Hur fungerar ett PIM-System

En PIM-system hjälper företag tex. återförsäljare, grossister och tillverkare att effektivisera och strukturera sin produkthantering. Det sker genom att tillhandahålla ett system där all produktinformation samlas in från olika källor, såsom leverantörer, interna affärssystem och externa databaser. Det kan handla om alltifrån priser, tekniska beskrivningar, videos eller bilder. Från en central lagringsplats kan data sedan förädlas och omvandlas till användbar produktinformation som sedan distribueras ut till flera olika försäljningskanaler, som t ex. fysiska butiker, e-handel, kataloger, publikationer, webbplatser eller appar. Det är helt enkelt ett system som hjälper dej att arbeta effektivare och smartare. Själva kundupplevelsen blir sömlös då budskapet till kunden blir specifikt, fokuserat och relevant oavsett vilken kanal som används. Dessutom förstärker det ert varumärke och driver konvertering som resulterar i ökad försäljning.

I affärssystemet finns alla artikelnummer eller produktnummer lagrade. Det är också här som alla transaktioner för försäljningsdata, leveranser och priser brukar ske. Ett PIM-system kan gruppera flera artiklar under en produkt som de delar egenskaper med. Det kan dessutom hantera relationer mellan produkter, det kan handla om samma format för samma grundprodukt men också relationer till tillbehör eller reservdelar som passar. För att detta skall kunna visas i t ex.  webbshopen behövs en koppling, det hanteras i PIM-systemet. Det är också möjligt att göra s.k.” upsell” som visar olika alternativ t ex. en dyrare eller billigare produkt som kunden kan välja.

PIM-system finns som separata produkter eller inbyggda i olika e-handelslösningar.

Ett väl implementerat PIM-system är en investering som snabbt betalar tillbaka sig i form av ökade intäkter, sparad tid, och inte minst bättre produktinformation som stärker ert varumärke.

Vilka är fördelarna med ett PIM system?

Det finns många, men en av de viktigaste fördelarna med produktinformations hantering är att det ger dig fullständig kontroll över kvaliteten på din produktdata. Det bidrar till minskad risk för datafel och misstag samt stabilitet över alla försäljningskanaler och resulterar i nöjdare kunder. Ett PIM system innebär särskilda fördelar för företag som hanterar stora mängder produktinformation eller komplexa produkter. Informationen omvandlas på ett effektivt sätt vilket möjliggör strukturerad och skalbar hantering av dessa produktkataloger.

Här är några av de viktigaste fördelarna med ett PIM-System

• Kan samla in produktinformation från många olika källor.
• Lagrar produktinformation på ett ställe.
• Eliminera data/produkt fel
• Tidsbesparing genom att automatisera manuellt arbete.
• Bättre kundupplevelse p.g.a. korrekt och relevant produktinformation över alla kanaler.
• Upprätthålla produktdata av hög kvalitét. PIM-programvaran gör det möjligt för e-handelsföretag att förbättra produktdata genom att kontextualisera och lägga till olika medieformat via Digital Asset Management, bilder och video.
• Snabbare time-to-market, vid produktlanseringar och kampanjer. Det är lättare att förbereda sig för en produktlansering genom att lagra allt om produkten i rätt format och på ett ställe. Du slipper leta efter den information du behöver som kanske blivit sparad på olika plattformar eller i olika filer. Allt detta kan leda till avsevärda förseningar i produktlansering processen.
• Förbättrad konverteringsgrad och ökade försäljningsintäkter. Med förbättrad datakvalitet och tillhandahålla relevant och detaljerad produktinformation till kunden vid alla kontaktpunkter ökar du kundens tillit och förtroende för ditt varumärke. Den vanligaste anledningen till att kundvagnen överges är produktdata av dålig kvalitet, såsom ofullständiga produktbeskrivningar, föråldrad information, bristande kvalitetsbilder och videoinnehåll. Den här typen av informationskaos kan förstöra många chanser till konverteringar.

• Ett starkt integrationsstöd som gör det enkelt att skicka och ta emot data från PIM-systemet är också viktigt att ha.

Vad säger då e-handlarna själva ?

I en rapport sammanställd av Ventana Research ställde man frågor till e- handlare vad de ansåg om att bygga sin e-handel på ett PIM-system. Bara 1% svarade att det inte var viktigt.

Majoriteten ansåg att det var mycket viktigt att integrera sin e-handel med ett PIM-system för att nå sina mål. Länk till rapporten,  https://www.bluestonepim.com/blog/what-is-a-pim 

Hur vet man om man behöver ett PIM system?

Det kan finnas flera anledningar till att ett företag kan dra nytta av ett PIM system.

Här är några vanliga tecken att man kan behöva ett PIM-system.

• Man spenderar alldeles för mycket tid med att förbereda sina produkter för försäljning online, ofta är data spridd över olika digitala källor som uppdateras manuellt.
• Det finns ett behov av att skapa en mer engagerande och bättre kundupplevelse
• Man vill expandera verksamheten till nya marknader.
• Missnöjda kunder, det kommer in klagomål att produkterna inte stämmer överens med produktbeskrivningarna.
• Det är problem med att uppdatera produktdata över flera försäljningskanaler. Om du har 1 000 till 2 000 000 SKU:er,  (lagerhållningsenheter) eller mediefiler.
• Man har problem med att leverera en konsekvent produktupplevelse.

När är det lönsamt att implementera ett PIM-system?

Implementering av ett PIM system kan vara lönsamt för företag på lång sikt och i flera olika scenarier. En e-handlare te x. som vill expandera är det till stor hjälp. Ett PIM-system underlättar processen genom att integrera med olika översättningsverktyg och tjänster, det gör det lättare att expandera i flera länder med olika språk, valuta, lokala anpassningar mm. PIM-system är effektivt vid hantering av stora produktkataloger. Företag som har en stor produktportfölj med tusentals eller miljontals produkter eller produkter med detaljerad och komplex information te x. tekniska beskrivningar, användarmanualer etc. då kan ett PIM-system hjälpa till att effektivt strukturera och presentera informationen på ett tydligt sätt för kunden.

Vad bör man tänka på när man väljer PIM-system?

Vikten av att kunna erbjuda kunden rätt produktinformation vid rätt tillfälle är helt avgörande för att lyckas med marknadsföring och försäljning. Förr i tiden räckte det att ge ut en stor produktkatalog en gång per år. Idag måste företag exponera sina produkter i många kanaler samtidigt och med ständiga uppdateringar beträffande pris, fakta, bilder etc. Tänk på att det PIM-system du väljer skall kunna växa i takt med din verksamhet och säkerställa att du kan ligga på topp med din SEO-strategi i takt med att din affärsverksamhet växer i framtiden. De flesta PIM nämner inte vilken information som behöver läggas till för din SEO, (det lämnas ofta över till din SEO- byrå som kan ge dig råd och information).

Det finns vissa funktioner som är viktiga i ett PIM-system, här är några exempel.

 1.Multikanalstöd, det är viktigt att varje kanal i PIM-systemet kan användas i flera system och kanaler och bör därför kunna administreras var för sig.

2. Öppna API:er, som gör det möjligt för företag att kommunicera och dela data med andra system. Därför är det viktigt att ett PIM-system på ett smidigt sätt kan integreras med andra system och kanaler som tex. ERP och CRM system. Välj därför ett system som kan hämta information via ett API ( Application Programming Interface).
3. Flexibel marknadsmodell, det bör finnas möjlighet att lägga till olika funktioner.
4. Datakvalitet och hantering, det bör finnas funktioner som kontrollerar och säkerställer datakvalitet tex. validering av fält och möjligheten att kunna sätta regler och standarder vid inmatning av data.
5. Skalbarhet, hur ser företagets framtida tillväxtbehov ut? tex. hantering av flera språk, ökad mängd data, antalet användare mm.

6.Användarvänligt, systemet bör vara lätt att navigera med tydliga instruktioner och med enkel åtkomst till olika funktioner. Ett användarvänligt PIM system förkortar inlärningstiden och underlättar arbetet för användarna.

7.Säkerhet och dataskydd: Produktinformation är värdefullt och känsligt för företag därför är det viktigt att PIM-systemet har robusta åtkomstkontroller, kryptering och säkerhetsåtgärder för att skydda sin data.

8.Gå igenom vilken support som erbjuds. Att få tillgång till pålitlig och bra teknisk support, utbildning och uppdateringar om det uppstår problem är värdefullt för att få ut mesta möjliga av systemet.

9.Kostnad och ROI, gå noga igenom kostnaden för PIM-systemet och beräkna den förväntade avkastningen, (ROI)på investeringen. Gör därefter en utvärdering hur systemet kan öka effektiviteten, minska fel och förbättra produktdata kvaliteten. Du behöver ta hänsyn både till direkta och indirekta fördelar för att kunna bedöma systemets kostnadseffektivitet.

Genom att noggrant överväga alla dessa faktorer och anpassa dem till ditt företags specifika behov kan du lättare göra ett välgrundat val av det PIM-system som passar er bäst.

Olika PIM-system på marknaden

Det finns flera olika PIM-system tillgängliga på marknaden idag. Varje system har sina egna unika egenskaper, funktioner och priser. Här nämner vi några av de populäraste systemen.

1. Akeneo som är ett open-source PIM-system som fokuserar på att hjälpa företag att hantera och distribuera produktinformation till olika kanaler. Man erbjuder avancerade funktioner för att skapa och anpassa produktinformation.
2. Pimcore är ett PIM-system som kombinerar hantering av produktinformation med andra digitala plattformar, som digital asset management och webbpublicering. Det är en flexibel lösning.
3. InRiver är ett PIM-system som fokuserar på att hjälpa företag att effektivt hantera och distribuera produktinformation till flera olika kanaler. Det erbjuder avancerade funktioner för att skapa och anpassa produktinformation.

Sammanfattning

Ett PIM-system lagrar all produktinformation på ett ställe vilket bidrar till att skapa en bättre och mer enhetlig kundupplevelse som ökar kundlojaliteten och stärker varumärket. Genom att ha en konsekvent och uppdaterad produktinformation i alla kanaler kan företag bygga förtroende och tillit hos sina kunder och öka sannolikheten för att de väljer att köpa från företaget igen.

Implementeringen av ett PIM-system bör övervägas när företaget står inför utmaningar med produktinformationens hantering, vill förbättra SEO och sökbarhet eller har planer på att expandera.

Läs mer om hur ett PIM-system kan förbättra din SEO och bidra till att öka er försäljning.